1、学院提前整理归档材料。材料包括：A,入学档案（学生自带的高考档案）、B,军训鉴定表、C,体检表、D,学籍卡（归档一份，班主任自留一份）、E,入团志愿书（党员材料由学院党总支接收，在学生毕业时归入）、F,其他材料（高中材料，优秀军训学员等）。不同类别材料，分别按学号从小到大排序，不要提前将个人的材料合并为一套。归档当天将A,B,C,D,E,F材料带至档案馆。

2、合理安排归档时间。半天归档“4-6”个班级比较合理，且安排归档班级同一时到档案馆集中。（如上午安排6个班归档，就让这6个班上午9：00统一在档案馆集中，老师不用多次培训）由于需要整理材料，最好让同学统一到馆时间为上午9:00，和下午14:30。

3、每班安排3名同学协助归档。由于档案归入非常严谨，需多次核对，所以需要每班派3位可靠的学生协助老师归档。

4、关于团员材料的要求。请学院提前将密封的团员材料拆出来，我们只归入“入团申请书”。其他材料交学生本人办理相关手续。由于团员材料时间久远，很多学生已经更改名字，请确认团员材料的名字是否和现在使用名字一致。如果不一致，一定让学生在学籍卡上“曾用名”一栏中写清楚。