高校学生档案是人事档案的重要组成部分，是学生管理工作和选派毕业生的重要依据。为进一步规范学生档案归档工作，保证新生档案材料及时、完整地移交到档案馆，规范管理，根据人事档案管理的要求，结合我校的实际情况，特制定本办法：

一、加强领导，落实责任

本着对学生负责的态度，须进一步落实责任，明确分工。档案馆负责保管学校统一招收的全日制本科生、专科生、研究生的档案；教务处招办负责向档案馆提供招生录取档案信息；各学院要高度重视新生的建档工作，在入学教育时应告知新生自带的档案要及时交到学院，不得擅自拆封、涂改、抽取、更换档案材料；学院要指定专人，负责新生档案的清点、移交和催补。

二、新生档案的收集、归档程序

（一）新生档案若是通过特快专递寄到学校的，由教务处招生办公室统一接收、汇总后分别移交到各学院；若是由新生自带交到各学院班主任处的，交学院指定专人集中管理；各学院将招办及各班主任收到的新生档案（含学生报考录取材料）汇总，不拆封，按专业、学号排序，清点学生档案数量，填写新生档案移交清单。

（二）档案馆依据各学院的学生档案移交清单，对照档案验收，办理移交手续。对档案封口破顺、已拆封的，须通知学生到档案馆签字认可。

（三）教务处招办负责向档案馆提供专科、本科、硕士毕业生的招生录取档案投递信息，并在向教育部电子注册通过后一个月内向档案馆提供新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）；通过国家电子注册前发生的招生信息变更，在新生入学审查结束后报送档案馆；学生在通过国家电子注册后发生学籍变更，教务处应在二十个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。

三、新生档案的归档范围和要求

（一）新生档案归档范围：

1.高中毕业登记表（含高中或中专阶段成绩、体检表等）

2.高考材料：高考报名登记表、体检表、志愿卡等.

3.团员材料

（二）新生档案归档要求

1.新生档案归档一律按学院以班为单位，按专业、班次、学号（由小至大）进行排列整理，同一个新生的档案放在一起（复读生可能会有两个档案袋）。
       2.可用铅笔依次将专业（专业名称较长可简写）、本专科、班次、学号填写在档案袋封面的右下方。

3.各学院应指派专人负责新生档案的整理、移交，并事先与档案馆预约归档时间。

（三）新生档案归档时间要求：

每年新生补录完毕后的十五天起至当年十二月底，为新生档案移交时间，以保证在当年12月31日前完成新生档案数据的录入。

                    四、新生档案材料的催补

（一）档案馆应对接收的新生档案及时进行复查，如发现缺档案和档案材料的，档案馆将所缺档案和档案材料的学生情况返回到各学院，请各学院及时通知有关学生把所缺材料找回交到档案馆。各学院移交的新生档案材料是否齐全以档案馆复核为准。

（二）各学院应重视新生档案的补缺，积极维护档案的真实、完整，与档案馆配合，及时将缺档情况通知到新生本人，并督促其设法补齐。

（三）对无纸质高考档案的新生，档案馆需与招生办协调，及时下载打印纸质新生的高考电子信息，补入新生档案，完成新生建档工作。