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成都大学档案利用实例汇编

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成都大学档案馆
             2010年9月

 

封二
档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。


   
—摘自胡锦涛在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话(1999年12月7日)


  成都大学档案利用实例汇编
  说     明

开发和利用档案资源是档案工作价值最根本的体现,也是学校档案部门的一项重要工作。多年来,我校档案工作始终围绕学校的建设和发展大局,坚持以人为本的服务理念,积极主动地为教学、科研、人才培养服务,为师生服务,为社会服务。在学校发展规划制定、学士学位授权单位和专业的评估评、国家级特色专业建设等重要工作中,在学校人事管理岗聘工作中以及在为灾区毕业生档案查询服务工作中,提供了大量的档案证明材料,充分发挥了档案的凭证和依据功能。特别是近年来,随着教职工档案意识的提高,查阅档案者及查阅案卷、资料的数量逐年增加,查阅的内容涉及财务凭证、学生人事、学历认证和基建等各方面的文件,使学校馆藏档案越来越发挥出其重要的作用,档案资料的利用效率逐年提高,
《成都大学档案利用实例汇编》是档案馆在认真做好档案利用服务情况登记和服务跟踪记录的同时,注意做好档案利用效果的反馈工作,经常收集、积累档案利用效果的信息的汇总和提要,既是反映了学校档案利用的基本概况,更是为促进档案服务和水平的提高。
由于时间仓促,不当之处,尽请谅解、指正。

 

实例一   支持学士学位评估, 促进学校发展
 2007年上半年,我校将参加由省学位办组织的学士学位授权单位和12个学士学位授权专业的评估。评估工作是推动我校教育教学水平再上台阶的一次重要机遇,是一项政策性、学术性很强的严肃工作。在评估材料准备期间,档案馆人员按照学校的总体安排,分工负责,按类型提供档案利用,从办学指导思想、师资队伍建设、教学条件与利用、教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等一级指标以及18项二级指标,学校创建的特色项目都需要准备和查阅大量的档案、资料,我馆共提供198卷,121人次,复印6200多页 ,满足各种需求,全力以赴,为迎评工作提供高质服务,在学校的发展中做出了积极的贡献。
实例二  查阅财务凭证,为科研工作服务
2009年9月18日—11月16日,我校生物产业学院院长苟小军博士委托中药化学实验室的何钢老师到我馆查阅其在2007-2009年期间科研课题经费使用情况的档案,经过认真细致的查找,在卷2007-2009—CK14-3、35、43、44、56、49、53、89共计八卷财会凭证档案中查到苟老师的科研经费的报销原始凭证,9月18日复印科技费资料28页,11月12日复印共用建设网凭证发票76页,11月13日复印共用网项目审计凭证100页,11月16日复印共用网项目审计凭证38页,并到学校财务处核实科研经费的使用情况,方便了苟老师的科研成果顺利结题。

实例三  发挥档案凭证作用,打击违法犯罪分子
2010年3月11日,成都市公安局金牛区分局黄中派出所官恒、喻安源两位警察持单位绍信成公金介字[2010]第10977号来到我馆,两位警察介绍说他们抓了一个制作假文凭的犯罪嫌疑人,从犯罪嫌疑人的住处搜出了大量已经制作好的各个高校的假文凭,其中一份我校2008届毕业生(校长周激流)陈先菊的毕业证证书编号110791200806002888,经查询教学类档案,于卷2008—JX17—1中查询到此证书号是我校管理学院金融管理专业3年制专科毕业生胡辉(男)的毕业证书号;由此证明陈先菊的毕业证系伪造,为公安机关打击制作假文凭的违法犯罪分子出具证明材料,充分发挥了档案的作用,得到经办人员的充分肯定。
实例四  查证购房支付凭证,切实维护职工利益
     2010年3月19日,学校财务处因需要了解有关骆秀文教师2002年成大花园一期购房支付情况,基建处万明高老师前来档案馆查阅有关教师购房支付情况,特查阅了成都大学2002年迁建财务8月第2册(31-52号凭证),档号:2002-JJ11-108。终于查到了原始凭证,解决了问题。我们认识到,只有让档案得以充分利用,才能真正体现档案的价值。
实例五  查证档案材料,为学校顺利颁证提供支持
2010年3月至今,学校要颁发2010届毕业生毕业证,由于学生身份证信息同录取时的信息有误,或入校后更名,造成与省教育厅备案的学生信息不符,不能顺利颁发毕业证,大量2010届毕业生需查阅其录取名册和高考报名表,以证明为同一人,在这三个月期间内,我馆工作人员耐心细致提供档案材料,共接待查阅200人次,300卷次,复印了录取名册和高考报名表500页,使得这部分学生能够顺利地办理毕业证,受到同学们的好评。
实例六   查阅学生人事档案 解决用人单位的后顾之忧
2010年4月13日,成都铁路公安局持单位介绍信到我馆来调查我校2006级工业制造学院机设专业学生刘云丰的政审材料,根据其提供的材料,在刘云丰的个人档案材料中调阅了个人简历、入团志愿书、获奖材料等档案材料,经办人核实了其报考材料的真实性和身份的真实性,解决用人单位的后顾之忧。
实例七  以人为本,支持毕业生就业工作
(一)2009年6月23日,2008届生物产业学院食品科学与工程专业毕业生徐克,由于被天津市公安消防总队录用,需提取徐克的人事档案,我馆工作人员积极支持我校毕业生的就业工作,单独提前为他办理了档案转递手续,这种以人为本有服务理念得到了毕业生和用人单位的好评。
(二)2010届法学专业毕业生廖某某、张某某被西南政法大学拟录取为研究生,该校研招办要求将他们的人事档案现有部分先寄送以供政审查阅,待毕业时再补寄本科阶段学籍档案,按照人事档案管理的相关规定,一般不应将人事档案分段分批寄送,为了满足学校要求,支持在校毕业生考研,我馆工作人员以人为本,在不违背大原则的基础上,做了灵活变通的处理,将他们的人事档案现有部分通过机要转递送到西南政法学院政审,使两位同学顺利被录取为该校的研究生,两位同学感谢我们对他们研究生录取中的支持,对我们的工作表示了深深的感谢。
实例八  发挥档案作用,排除隐患,维护安全
2010年3月9日,图书馆学术报告厅地面突然开裂,图书馆马上向学校领导报告,立即请城乡建设学院的专家到场查看,专家要求提供图书馆大厅一楼的结构平面图,为地面突然开裂查找准确原因提供依据,,于是图书馆报告厅工作人员胡丽平带着城乡建设学院的专家李文渊老师到档案馆查找图书馆一楼的平面图。由于档案馆保存了完整的该档案材料并按规范的要求整理阅卷归档,因此很快就提供出所需的材料,借阅了6卷基建档案:
2002—JJ35-2图书馆工程开、竣工报告、图纸会审、设计变更、技术义底及施工组织设计等;
2002—JJ35-3图书馆工程基础分项、混凝土砌砖等质量评定表及主体分部质量评估报告
2002—JJ35-5图书馆工程水下砼浇灌记录、隐蔽验收记录等。
2002—JJ35-9图书馆工程建施竣工图(1/18—18/18)。
2002—JJ35-11图书馆工程结施竣工图(1/25—11/25)
2002—JJ35-12图书馆工程结施竣工图(12/25—25/25)
为整个工程顺利进行提供了有利的条件,及时排除了隐患,解决了领导们的后顾之忧。
实例九  查阅档案 补办毕业证
2010年4月1日,我校2000年毕业生谢富强,因其毕业证遗失,到我馆查找其学历证明,根据情况,于卷2000-JX17-1 成都大学2000年毕业生名册中查到其毕业证书编号,我馆出具档案证明,谢富强拿到报社登报声明其毕业证遗失后,凭报纸到教务处补办了毕业证明书,他拿到补办的毕业证书后还专门打电话来感谢我们档案馆老师的热情服务。
实例十  学历查证,核实真伪
(一)2010年3月8日,遂宁广播电视大学税尚军老师持单位介绍信(遂电大介[2010]字第01号)到我馆来核实毕业生彭文光的学历真伪,便于单位是否录用此人,我馆工作人员查询了教学档案,于卷1987—JX13-2( 成都大学1989年新生录取名册),1990—JX17-21( 成都大学毕业生名册)两卷档案中分别查到了彭文光系我校工业管理工程专业正式录取和圆满完成学业的毕业生,出具了相关证明,经办人高兴地说,这下我们可以放心地录用此人了,非常感谢我们的热情周到、耐心细致的服务。
(二)查找档案,尤其是学籍档案是较费时的,有时利用者提供的信息不够,只能从上级类目查找。此种情况往往要耗费一两个小时;有时查找的学籍档案根本不存在,有些合并学校的档案收集不齐全 ,录取审批表,毕业生名册、成绩册或花名册等可以提供凭证的材料不是全部收集,给查询工作带来极大的难度。
2009年3月20日,省教育厅高等教育学历证书处传真要求核实以前温江地区教师进修学校的张小平毕业证真伪,由于她在读书时曾填写过名字:张晓萍,在相关档案中也出现过这个名字,要证明此张晓萍就是彼张小平是同一人。我馆全部工作人员热情接待,全力配合,本着急他人所急的原则,维护学生的声誉,尽心尽力地为广大利用者服务,前后花了大约一周的时间,仔细认真地把都江教育学院所有的档案案卷一页一页、逐条查找,调阅了大量的案卷,经过几天的努力,提供档案20余卷,查找资料20件,核实了张小平的学历真伪,给利用者一个满意的答复。实践证明,档案已体现出其自身的价值。
实例十一   提供档案 编研史料
2008年是成都大学建校30周年校庆,校史资料编辑委员会需要建校以来学校各方面的资料,学校档案馆提供了从建校之初直到现在的大量的历史照片、实物档案及文字材料,有保存完好的首届成都大学毕业生照片、成都大学筹建的市委文件、还有我校早期成都大学校门、毕业证书,历年的奖状、奖杯、科研成果汇编、等,向学生及来访者展示了学校的风采。在几个月期间内,我馆共提供201卷,复印1000多页 ,在成都大学校史编辑工作中发挥了我们档案部门应有的作用。


成都大学档案馆简介
成都大学档案馆是学校直属业务部门,内设综合档案室、人事档案室、办公室及校史展览馆。现有在岗人员11人。自建馆以来,在学校领导大力支持下,档案馆以档案资源建设为根本,以档案信息化建设为方向,以创新发展为动力 ,以优质服务为目标,努力构建一个适应学校教学、科研、管理工作和学校事业发展的,符合高校档案工作发展规律的,门类齐全、结构合理、管理科学、有效服务,有高校特色的档案工作管理体系。
随着学校各校区整合,馆藏档案资源逐年递增,截止2012年12月,馆藏综合文书档案44349卷,其中有成都大学、都江教育学院,成都教育学院,新都师范学校,成都成人教育,成都师范学校、成都幼儿师范学校,成都卫生学校,四川省第二卫生学校学校、成都中医学校等10个全宗档案;档案馆还负责学生人事档案28550卷,干部人事档案3047卷的管理。
我校档案工作实行分级管理,从学校到各部门、学院建立了三级管理责任制,2011年,学校又成立了由学校校长任委员会主任的学校档案工作委员会,制定并讨论通过了《成都大学档案工作委员会章程》,并以此为学校档案总纲,指导档案工作规范,为进一步强化档案打下了良好的基础。
  为开发利用档案信息,做好档案服务,基本实现了网上业务指导及毕业生转递信息远程查询和浏览服务。2008年以来,档案馆共接待查阅档案人员近8000人次,利用档案1.5 万余卷。
近三年来,学校档案工作围绕学校发展的大局,加强档案文化建设。按照学校校园文化建设的要求,积极筹建校史展览馆,从2009年9月开始,于2012年5月建成。校史展览馆展出反映学校办学历程的近千幅图片,及百余件实物。自建成开馆已接待各级领导、兄弟院校来宾及学校师生近万人,在学校引起了强烈的反响,得到领导和师生的高度认同,档案馆于2012年10月获成都大学校园文化建设特别奖。
 今后,档案工作将继续以扎实的档案规范管理为基础,积极拓展校史文化资料编研、校史文化研究等工作,进一步发挥档案文化育人的价值与作用。
近年获奖情况如下:
2012年10月获2007—2011年成都市档案系统先进集体称号,2009-2012年连续四年评为成都市经济科技档案先进集体,
2012年10月获成都大学校园文化建设特等奖,
2013年4月获2008-2012年四川省高等学校档案工作先进集体。

 

成都大学档案馆藏文书档案全宗情况

全宗号

全宗名称

起迄时间

档案数量

01

成都大学

1978—今

15929

02

都江教育学院

1978-2002

1399

03

成都教育学院

1975-2005

5862

04

新都师范学校

1962-2007

2102

05

成都成人教育学院

1980-1998

179

06

成都师范学校

1913-2006

2039

07

成都幼儿师范学校

1973-2010

2741

08

成都卫生学校

1951-

6899

09

四川省第二卫生学校

1958-2008

2523

10

成都中医学校

1959-2004

611

合计



40284